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  Développement personnel et Social

Donner La Priorité aux Priorités

25 Août 2013 , Rédigé par Undercover Publié dans #Proactivité

Pour donner la priorité aux priorités, il faut déjà comprendre ce qui est important, ses valeurs et bien distinguer la notion d’urgence avec celle d’importance.

 

 http://www.simpleslide.com/wp-content/uploads/2010/06/mini-priorites.jpg

 

Pourquoi ? Parce que généralement, les gens agissent souvent sur les choses urgentes et non les choses importantes. Un téléphone qui sonne, une interruption de son hiérarchique sont autant d’éléments pressants et approximatifs mais rarement importants. La plupart des réunions professionnelles ne devraient même pas avoir lieu !

 

Apprendre à distinguer l’important de l’urgent te permettra de te focaliser sur les choses importantes et dire « non » aux choses non importantes. Pour ce faire, tu dois avoir un outil de sélection pour définir tes priorités et dire « oui » quand c’est nécessaire.

 

Cet outil facilitera tout management de ton quotidien en accord de principe avec ton énoncé de mission. Maintenant que tu as défini clairement ta vision, que tu as identifié tes priorités, c’est la gestion de ton temps qui va mener tes priorités au jour le jour ou instant par instant.

 

L’essence même du management par l’efficacité réside en l’organisation et l’exécution de ses priorités. C’est pourquoi le Quadrant II est le cœur même d’une gestion personnelle efficace.

 

La Matrice de la Gestion du Temps

 

Nous pouvons catégoriser chacune de nos activités quotidiennes en 4 Quadrants selon leur degré d’urgence et leur degré d’importance.

 

Le Quadrant I concerne toutes les activités qui sont importantes et urgentes. Ce sont des activités de crise imminente ou des problèmes pressants.

 

Le Quadrant II concerne les activités importantes sans urgence. Ce sont les activités que nous devrions faire mais que nous exécutons rarement car non urgentes. L’urgence nécessite une attention immédiate pressée souvent par la contrainte de temps, l’importance elle a un rapport avec la notion de résultats. En général toute activité importante contribue à ma vision, à mes valeurs et mes objectifs de haute priorité. Ce sont toutes ces choses que j’ai élaboré dans ma lettre de mission. Ce sont ces activités qui nécessitent ma proactivité. Ce sont elles qui provoquent mes opportunités. C’est en cultivant notre proactivité et en connaissant ces activités du Quadrant II que nous ferons un bond en avant dans notre développement

 

Le Quadrant III concerne toutes activités urgentes non importantes. Cela concerne les interruptions, les distractions et autres activités populaires.

 

Le Quadrant IV concerne les activités non urgentes ni importantes. Cela concerne toutes activités chronophages ou plaisantes.

 

Affirmation 1 : Mes activités Quadrant I concernent mes périodes de crises et problèmes urgents. Plus je me focalise sur ces activités plus les problèmes prennent de l’ampleur. C’est en me focalisant sur mes activités Quadrant II que mes crises s’amenuisent. Ainsi, la vie n’est plus un problème mais un panier d’opportunités à saisir. Pour gagner du temps pour me focaliser dessus, je dois délaisser toutes les interruptions, distractions et activités chronophages. Je dois donc saisir toute opportunité de créer du résultats et dire « non » aux autres activités, même si elles peuvent paraitre urgentes. Plusieurs fois par jour, je dis « oui » ou « non » aux différentes sollicitations ; pour m’encourager à faire des choix judicieux je me focalise sur ma vision personnelle et me fonde sur un ensemble de principes. En dépensant plus de temps sur mon Quadrant II, j’amenuise mon Quadrant I ; ainsi, je développe de plus en plus d’activités de Quadrant II.

 

Affirmation 2 : Fondée sur mon Enoncé de Mission, je compose une liste d’activités qui comprennent des objectifs de long terme et qui couvre l’ensemble des rôles clefs de ma vie. Ainsi, je planifie ma semaine avec en tête ma liste d’activités. Je découpe chaque objectif en petites étapes pour les mener quotidiennement en les traitants en priorité. J’inclue mes réunions spécifiques dans ma planification. Alors pour construire un Enoncé de Mission réaliste consiste à suivre mes engagements et promesses de manière hebdomadaire.

 

Affirmation 3 : Ma planification hebdomadaire n’est pas non plus écris dans la pierre. Centré sur des principes fondamentaux, il y a des instants où je subordonne l’activité vers une autre plus importante. Centré sur des principes fondamentaux, je peux rester flexible et intègre en adaptant mes activités Quadrant II. Je peux alors manipuler des activités et des situations non anticipées où je pourrais sauver certaines liaisons et apprécier la spontanéité.

 

3 Applications pratiques :

Etablir une liste de responsabilités que je pourrais déléguer ou délaisser. Envisager un temps certain pour former et déléguer.

Enumérer vos rôles  et associer à chaque objectif un plan d’action précis.

S’engager à organiser sa semaine et se ménager un temps certain pour planifier sa semaine à l’avance. Créer un outil de suivi.

 

Vous pouvez retrouver plus de détails dans le livre de Stephen Covey, les 7 habitudes de ceux qui Réalisent Tous Ce Qu’ils Entreprennent.

 

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